Kontrowersje dotyczące kserowania dowodów osobistych.
RODO wprowadziło znaczące zmiany i tym samym skłoniło do szerszej analizy tematu. Jedną z kwestii spornych jest zagadnienie dotyczące legalności kserowania dowodów osobistych.
Art. 79 ustawy o dowodach osobistych brzmi: „Kto:
- uchyla się od obowiązku posiadania lub wymiany dowodu osobistego,
- zatrzymuje bez podstawy prawnej cudzy dowód osobisty,
- nie zwraca dowodu osobistego w razie utraty obywatelstwa polskiego, podlega karze ograniczenia wolności albo karze grzywny.”
Nawiązując do pkt. 2 możemy stwierdzić, że nie jest zgodne z prawem powszechnie spotykane zatrzymywanie w zastaw dowodów osobistych, czego przykładem są różnego rodzaju wypożyczalnie sprzętu stosujące tą metodę.
Natomiast w sprawie zatrzymania ksera dowodu osobistego, orzecznictwo stanowi, że samo kserowanie jest czynnością techniczną, która nie jest zakazana. Ważne jest natomiast, aby przy kserowaniu dowodów nie przetwarzać więcej informacji niż jest to konieczne dla realizacji celów zawarcia umowy. RODO wskazuje na zasadę minimalizacji danych, co stanowi wprost, że na administratorze będzie ciążył obowiązek udowodnienia, że konkretne dane osobowe są niezbędne dla realizacji określonego celu, w którym są przetwarzane.
Wyjątek stanowią banki szeroko rozumiane, które są objęte ustawią z 1 marca 2018 r., dotyczącą przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowania terroryzmu, która weszła w życie w lipcu bieżącego roku. Ze względu na zachowanie bezpieczeństwa finansowego powyższe instytucje zgodnie z art. 34 ust. 4 posiadają kompetencje do przetwarzania informacji z dowodów tożsamości klienta lub osoby upoważnionej do działania w jego imieniu. W sprawie gromadzenia kopii dowodów osobistych przez banki stanowisko zajął Naczelny Sąd Administracyjny, który w wyroku z 19 grudnia 2001 r. ocenił, że pozyskiwanie danych osobowych poprzez wykonywanie kopii dokumentu jest czynnością techniczną. Temat ten jest interesujący i budzi kontrowersje czego ostatnim przykładem jest wpłynięcie skargi do prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, której rozstrzygnięcie może mieć duże znaczenie dla sektora bankowego.
Ostatnia poruszona kwestia dotyczy pracodawców i tutaj również obowiązuje zasada minimalizacji danych. Pracodawcy powinni unikać czynności kserowania dowodu osobistego, a jeżeli z pewnych przyczyn jest to jedyna droga do potwierdzenia danych aby zrealizować proces zatrudnienia, to w takim przypadku informacje niepotrzebne jak np. płeć, wiek, wzrost itd. powinny zostać zasłonięte.